成本管理对每个项目的成功都很关键。然而，你是否知晓，在这个庞大且复杂的系统里，存在着一个看似细微但极为重要的环节呢？这个环节有时安静得如同未出嫁的女子，有时又敏捷得像逃脱的兔子，只要稍微不留意，就很有可能成为你项目利润的“隐形杀手”。

中后期项目：成本管控的“照妖镜”

当前，房地产市场的投资氛围呈现出趋于谨慎的态势。众多项目陆续进入到了开发的中后期阶段。在这一阶段，就好像一面能够照出妖魔鬼怪的镜子一样，各种潜在的问题开始一点一点地显露出来。

施工单位的大额索赔难以得到确认，维修扣款方面存在着不断的争议，由于合同缺失使得税务抵税受到阻碍……这些问题，每一个都在默默地侵蚀着项目的利润。

此时，成本管控的重要性越来越明显。其核心在于那些看似普通的商务资料。商务资料是证据和法律依据，要想让成本管控完美落地，就必须强化商务资料的管理。

商务资料：被忽视的“成本守护神”

人员配备不足，执行力大打折扣

在降本增效的大环境下，资料员岗位常常会被当作首选的“牺牲品”。不过，岗位进行调整之后，资料的管控情况往往变得很混乱。有时会无人过问，有时虽有兼职管理但却难以胜任。这样一来，执行力自然会降低很多，成本管控的基础也跟着受到了影响。

考核缺失，重视不足导致管理真空

在成本管理的考核里，资料管理常常被忽视。这种心态使得项目团队对资料管理的重视程度严重不足，觉得做与不做都没差别。要明白，成本数据能够直观地反映成本管控动作，而这些动作的实施必须依靠完整且准确的资料。如果考核不直接与资料管理相关，那么管理的力度就很难得到保证。

信息化程度低，资料价值难以发挥

有些项目重视资料的收集整理，然而却忽视了信息化的重要性。纸质资料堆积得像山一样多，人员发生更替之后，往往就不知道它们到哪里去了。这些原本具有极大价值的资料，就这样在角落里静静地“吃灰”，无法发挥出它们应有的作用。

商务资料管理：

成本管控的“后悔药”与“万能钥匙”

一、商务资料管理：亡羊补牢，为时未晚

我们知晓，在成本管控方面，超过 70%的功夫都应当用在前端。而在项目的中后期，很难实现成本的大幅度优化。请点击了解 AI 降本，以便将钱用在关键之处。

在中后期，做好商务资料管理有很大可能会大幅降低无效成本。例如，当出现停工缓建的情况时，前往现场对滞留的人材机进行盘点，将证据固定下来并妥善保管，到结算的时候，就不会任由施工单位随意报数了。

每个成本人都有过这样的经历。当面对施工单位上报千万级别的索赔时，如果没人知晓当时的现场情况，那该如何推进索赔谈判呢？倘若施工单位以竣备为要挟而进行恶意索赔，在没有证据的前提下，是不是就只能成为他人砧板上的鱼肉呢？所以，商务资料管理应该贯穿项目的整个周期，尤其是在项目的施工过程中。

当然，不管在什么时刻，当你察觉到资料缺乏规范化管理时，当下就可以立刻采取行动。这样做所带来的好处能够延续到项目清算结束的时候。

二、商务资料管理：一把钥匙开多把锁

前文提及，商务资料管理对于成本管控而言是极为关键的。所有的管控动作都必须要形成商务资料，这样做的目的是为了减少无效成本。它的应用范围是比较广泛的：

责任扣款有其依据且具备合理性：清晰地明确扣款的依据，同时妥善保留相关证据，这样能让扣款的过程更为顺畅且毫无阻碍。完备的扣款证据链条，不但能够化解责任扣款方面的难题，而且还可以提高项目管理的规范性。

在项目停工缓建的情况下，索赔与反索赔的利器在于固定现场滞留的人材机证据，这样可以减少损失，并且有助于项目的重启或策略调整。此外，积极收集反索赔证据来应对违约行为，既能提升项目质量，又能降低成本风险。

税务清算的得力助手：妥善管理合同资料对于确保成本可抵扣是很关键的。这样可以避免税务认定方面的难题，还能降低土增税以及所得税的实际缴纳额。商务资料管理在税务清算环节也有着不可缺少的作用。

提升商务资料管理的三大路径

我们的管理一直有制度，所缺的是能让人有干事的想法且容易把事干成的环境。围绕这两个中心思想，提出以下三种提升商务资料管理的路径：一是……；二是……；三是……。

一、优化资源配置，夯实管理基础

商务资料管理在房地产开发中看似并不起眼，然而其重要性却不容小觑。资料的关键在于能够保全证据以及提供法律依据，在关键的时刻能够起到至关重要的作用。所以，我们需要合理地投入资源，以此来保证资料管理的完善。

在资源允许的情况下，应设置专门的、全职的资料管理人员，其职责是全面负责项目的资料规范化管理。如果资源有限，那么就需要合理地安排兼职人员来处理档案管理工作，同时还要为他们提供必要的培训和交底。

设立了专用的资料存放室，还采购了统一的资料柜、资料架和档案盒，目的是确保资料能够妥善保存且易于查找。然而，笔者所在的公司却没有这些基本的配置。

二、推进信息化管理，高效利用资料

商务资料利用少的原因有很大一部分。其中，纸板资料保存不易，这使得资料的保存存在问题；调阅困难，这又给资料的调阅带来了不便。基于此，笔者认为将纸板资料电子化，通过信息化手段进行管理，是解决商务资料利用率低的主要方式。

房地产信息化管理系统（ERP）中新增了用于保存资料的流程。新形势下，许多项目遭遇了停工缓建、合同切割、施工单位退场等情况。成本管理的重点在于把这些特殊节点的施工现场进行“拍照”并保存下来，这些“照片”会成为合同结算的依据。对于对成本影响较大的商务资料，建议在信息化系统中新增流程来进行保存。

某地产公司提出要求，项目停工缓建之后，工程端需在信息化管理系统中启动【停工申请流程】。此流程归档后，要立即在信息化管理系统中开启【停工缓建证据固化】流程，把停工缓建现场确认资料上传至该流程中。日后登录信息化系统查看流程，就能查询到相关资料，既方便又快捷。

将资料进行电子化处理，借助云空间来进行存储以及共享。要挑选合适的云存储服务，其重点的功能需求包含安全可靠、能够实现共享协同以及传输速度要快。通过打印机或者手机等设备，把纸质资料扫描成电子文件，这些电子文件的格式可以是 PDF、Word、Excel 等，然后将电子文件传输到云空间中。

在上传时，需根据需求设定文件的访问权限与共享范围。同时，要做好自动同步功能，以此来保证本地设备与云空间里的资料能同步更新。并且要定期对云空间中的资料进行备份，以防出现数据丢失或损坏的情况。

云空间储存增强了资料的可访问性。

资料管理达成共识，要从线下转为线上。这样一方面能减少因人员流失而致使资料丢失的情况，也能避免因存储方式不当而造成资料损坏等状况发生。另一方面，因为线上便于查询，所以能够提升资料的利用效率。

三、加强考核培训，提升管理能力

管理不到位通常和管理人员的能力以及态度存在关联。可以通过培训以及帮助来提升管理能力，通过考核以及激励来强化责任意识，以此调动积极性。

为项目成本和资料管理专员定期提供商务资料管理培训，培训内容涵盖档案管理知识、信息技术应用以及相关法律法规等方面。采用正反面案例教学的方式，以提升全体员工在商务资料管理方面的意识和能力。

商务资料管理被纳入成本岗位的绩效考核体系。设立了明确的考核标准。实施了定期的月度、季度和年度考核。这样做是为了确保管理人员能始终保持高效的工作状态。

持续审视并优化商务资料的管理流程和方法，不断总结项目后期的管理经验，以弥补不足，提升全过程的管理水平。同时，对资料的分类和检索方式进行优化，从而提高工作效率。